Kirkko­nummen Urhei­lijat ry — Tieto­suo­ja­se­loste

Kirkko­nummen Urhei­lijat ry jäsen- ja yhteis­työ­kump­pa­ni­re­kis­terin tieto­suo­ja­se­loste
Laati­mis­päivä: 23.04.2018

Rekis­te­rin­pitäjä
Kirkko­nummen Urhei­lijat ry, y‑tunnus 0660378–5

Munkin­mäentie 19

02400 Kirkko­nummi

Rekis­te­ri­asioiden vastuu­henkilö ja yhteys­tiedot
Seuran puheen­johtaja, puheenjohtaja@kirku.fi

Rekis­te­ri­asioiden yhteys­henkilö ja yhteys­tiedot

Susanna Huusko, toimisto@kirku.fi
Munkin­mäentie 19

02400 Kirkko­nummi

Rekis­terin nimi:
Jäsen- ja yhteis­työ­kump­pa­ni­re­kisteri

Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdis­tysten jäsenten osalta Kirkko­nummen Urhei­lijat ry:n oikeu­tettuun etuun eli yhdis­tyksen jäsenyyteen. Henki­lö­tie­tojen käsit­telyn tarkoitus on:

• ylläpitää yhdis­tyslain mukaista jäsen­luet­teloa • jäsen­asioiden hoito, kuten tiedot­ta­minen, yhtey­denpito, palkit­se­minen, kilpai­lu­toi­minta, jäsen­mak­sujen hallinta sekä kurin­pi­dol­liset toimet • harras­tus­toi­minnan, tapah­tumien sekä keskustelu- ja koulu­tus­ti­lai­suuksien järjes­tä­minen • toiminnan kehit­tä­minen, tilas­tointi ja rapor­tointi.

Tietojen käsittely perustuu toimi­hen­ki­löiden (ml. ohjaaja, valmentaja) osalta Kirkko­nummen Urhei­lijat ry:n oikeu­tettuun etuun eli sovittuun yhteis­työhön.

Henki­lö­tie­tojen käsittely perustuu yhteis­työ­kump­pa­neiden osalta sopimukseen tai Kirkko­nummen Urhei­lijat ry:n oikeu­tettuun etuun ja henki­lö­tie­tojen käyttö­tar­koitus on Kirkko­nummen Urhei­lijat ry:n yhteis­työ­kump­pa­neiden välisen yhteis­työ­suhteen hoita­minen ja laskutus.

Rekis­terin tieto­si­sältö
Rekisteri sisältää seuraavia henki­lö­tietoja yhdis­tyksen henki­lö­jä­se­nistä:

• Yhdis­tyslain 11 §:n vaatimat henki­lö­tiedot eli jäsenen nimi sekä kotio­soite yhtey­den­pitoa varten • synty­mäaika ja sukupuoli tilas­tointia varten • Alaikäisen jäsenen osalta o Tarpeel­liset huoltajan suostu­mukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkai­se­miseen, harras­tus­toi­mintaan ja palve­luiden käyttöön liittyen o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteys­tiedot (postio­soite, sähkö­pos­tio­soite, puhelin­numero) • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsen­numero, jäsen­tyyppi, jäsen­mak­suihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot • Yhteys­tiedot (postio­soite, sähkö­pos­tio­soite, puhelin­numero) • Valokuva (vapaa­eh­toinen) • Tiedot osallis­tu­mi­sesta jäsen- ja harras­tus­toi­mintaan sekä keskustelu- ja koulu­tus­ti­lai­suuksiin • Muut rekis­te­röidyn itsensä luovut­tamat henki­lö­tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henki­lö­tietoja toimi­hen­ki­löistä:

• Yhteys­tiedot (postio­soite, sähkö­pos­tio­soite, puhelin­numero) • Laskuihin liittyvät tiedot • Valokuva (vapaa­eh­toinen) • Tiedot osallis­tu­mi­sesta harras­tus­toi­mintaan sekä keskustelu- ja koulu­tus­ti­lai­suuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henki­lö­tietoja yritysten ja yhtei­söjen päättä­jistä ja yhteys­hen­ki­löistä:

• nimi, titteli, yritys, postio­soite, sähkö­pos­tio­soite, puhelin­numero

Säännön­mu­kaiset tieto­lähteet
Henki­lö­tiedot saadaan rekis­te­röi­dyltä itseltään esim. jäseneksi liityt­täessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvol­linen ilmoit­tamaan muuttuneet tietonsa Kirkko­nummen Urhei­lijat ry:lle.

Säännön­mu­kaiset tietojen luovu­tukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuo­lelle
Henki­lö­tietoja ei säännön­mu­kai­sesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuo­lelle.

Rekis­te­rin­pitäjä käyttää ulkoisen palve­lun­tar­joajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsen­pal­velua, jonka avulla rekis­te­rin­pitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteis­työ­kump­pa­ni­re­kis­teriä, lasku­tusta, tapah­tu­mail­moit­tau­tu­misia, läsnä­olo­seu­rantaa ja jäsen­vies­tintää.

Suojauksen periaatteet ja tietojen säily­ty­saika
Rekisteri säily­tetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasa­nalla. Rekis­terin tietoihin on pääsy vain määri­tel­lyillä henki­löillä heidän tehtä­viensä edellyt­tä­mässä laajuu­dessa.

Rekis­terin tietoja säily­tetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekis­terin tarkoi­tuksen toteut­ta­mi­seksi.

• Toimi­hen­kilön henki­lö­tietoja säily­tetään työsuhteen ajan • Yhdis­tyksen jäsenen henki­lö­tietoja säily­tetään jäsenyyden ajan • Yritysten ja yhtei­söjen päättäjien ja yhteys­hen­ki­löiden henki­lö­tietoja säily­tetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen lasku­tuksen, sponso­roinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henki­lö­tietoja päivi­tetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallen­nettu tieto­kan­ta­pal­ve­li­melle, jonne pääsy vaatii käyttä­jä­tun­nuksen ja salasanan sekä tieto­kan­ta­pal­ve­limen osoitteen. myClub-palvelun sisäl­tämät tiedot sijait­sevat lukituissa ja vartioi­duissa tiloissa ja tallen­netut tiedot on varmen­nettu 2 kertai­sella tieto­kan­ta­var­men­nuk­sella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisään­pääsy edellyttää käyttä­jä­tun­nuksen ja salasanan syöttä­mistä. Käyttä­jä­tunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekis­te­röidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tieto­lii­kenne järjes­tel­mässä on SSL-suojattu.

Rekis­te­röidyn oikeudet
Tarkas­tusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaa­mista.

Rekis­te­röi­dyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henki­lö­re­kis­teriin tallen­netut tiedot sekä oikeus vaatia virheel­lisen tiedon oikaisua ja tietojen poista­mista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjal­li­sesti kohdassa 3 maini­tulle yhteys­hen­ki­lölle.

Muut oikeudet: Rekis­te­röi­dyllä on tieto­suoja-asetuksen mukai­sesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tieto­jensa käsit­telyn rajoit­ta­mista sekä tehdä valitus henki­lö­tie­tojen käsit­te­lystä valvon­ta­vi­ran­omai­selle

Päivi­tetty — 22.5.2019 11:26